Vooruit gaan door achteruit te denken

Anno 2025 is automatisering een integraal onderdeel van elk modern bedrijf. Logisch, want het biedt eindeloos veel mogelijkheden. Met duizenden softwarepakketten lijkt voor elk probleem wel een digitale oplossing te bestaan.

In de drang naar verbetering en optimalisatie wordt dan ook al snel gekeken naar slimme softwaretools. Commercie wil een CRM, productie een ERP en finance een slimmere rapportagetool. Iedereen heeft een punt, maar elk nieuw pakket lost vooral het eigen probleem op, zonder rekening te houden met de rest. Een organisatie is echter geen verzameling losse afdelingen, maar een organisch systeem van processen, afhankelijkheden en data die het geheel met elkaar verbindt.

Wanneer iedereen zijn eigen digitale weg bewandelt, ontstaat onvermijdelijk een lappendeken van onsamenhangende systemen. Het gevolg? Een digitale chaos waarin data elkaar tegenspreekt, dubbele invoer onvermijdelijk is en niemand nog precies weet wat de echte waarheid is. In plaats van synergie ontstaan juist risico’s voor veiligheid, betrouwbaarheid én continuïteit.

Een succesvolle toekomst begint met een duidelijke stip op de horizon: je bestemming, van waaruit je terugredeneert naar vandaag. In plaats van te vragen “Wat heb ik nu nodig om mijn probleem op te lossen?”, draait de vraag om naar: “Wat moeten we als organisatie over drie tot vijf jaar kunnen en welke stappen moeten we daarvoor nú zetten?”

Daarmee start je niet bij het probleem van één afdeling, maar bij het einddoel van de hele organisatie. Van daaruit bepaal je wat er nu moet gebeuren.

Zo ontstaat een logisch vierstappenplan:

1. Bepaal wat de organisatie op een bepaald moment in de toekomst moet kunnen.
2. Vertaal dat naar de processen, procedures en systemen die dit mogelijk maken.
3. Breng in kaart wat er al is en wat het einddoel ondersteunt of belemmert.
4. Ontwerp kleine, beheersbare stappen voor concrete verbeteringen, met het einddoel in gedachten.

Deze manier van backcasten brengt samenhang, prioriteit en focus terug. De eventuele keuze voor nieuwe software komt pas in stap vier en moet bijdragen aan de gehele organisatie en de gestelde einddoelen. Zo’n aanpak levert niet alleen tijdwinst en kostenbesparing op, maar versterkt ook de veiligheid, continuïteit en betrouwbaarheid, terwijl het de efficiëntie en datakwaliteit verhoogt.

Dus voordat een collega enthousiast een nieuw softwarepakket wil aanschaffen, is het verstandig om eerst te kijken naar het grotere geheel en naar het langetermijnbelang van de hele organisatie.

Dat kan je een hoop geld én gedoe besparen.